Vooruit naar de bedoeling: een omwenteling van je organisatie
Stel je voor. Als organisatie wil je op meer terreinen verandering realiseren. Je wilt effectiever leiderschap, verantwoordelijkheden lager beleggen of bijvoorbeeld dat medewerkers meer initiatief nemen. Een heuse omwenteling dus. Onder de noemer ‘Vooruit naar de bedoeling’ is een aantal vestigingen met een organisatie- en leiderschapsontwikkeltraject gestart. Hoe dat eruit ziet? PI Almelo gunt ons een kijkje.
Eerst zoomt Ingrid van Laerhoven, adviseur op het gebied van organisatie-ontwikkeling en leiderschapscoach, iets verder in op zo’n ontwikkeltraject. “Waar wil je naartoe? Dat is de eerste vraag. Er kan een wereld zijn ontstaan waarin regels en procedures de bedoeling overwoekeren. Dan moeten we dus eigenlijk terug naar de bedoeling. Daarbij nemen we twee kaders als kompas: de gewenste DJI-cultuur en de DJI-visie op leiderschap ( zie Brochure Visie Leiderschap DJI). Die vertalen we naar de eigen instelling.
De tweede vraag is Waar sta je? Omdat de situatie overal anders is, is de weg die je vervolgens aflegt maatwerk. Het doel is overal hetzelfde, maar de weg ernaartoe verschilt.” Dat klinkt als een lange weg. “Een echte omwenteling met je organisatie heb je inderdaad niet in een paar sessies voor elkaar. Afhankelijk van waar je naar toe wilt en wat je vertrekpunt is, moet je daar de nodige tijd voor uittrekken. En het kost ook gewoon tijd om veranderingen in je dagelijkse praktijk goed te laten landen. Zeker als je vooruit wilt naar de bedoeling. Mooi is dat de gewenste DJI-cultuur en de visie op leiderschap vanaf het begin meer tot leven komen.”
Van weerstand naar bewustwording
PI Almelo is intussen van de kant en heeft leiderschapsontwikkeling omarmd en een voedingsbodem gecreëerd waarop zowel MT als middenkader verder tot bloei kunnen komen. Dit had wel wat voeten in de aarde. Vestigingsdirecteur Ton Golstein denkt met kromme tenen terug aan de valse start van enkele jaren geleden. “We hadden een 6-daagse leergang voor leidinggevenden ingekocht die al snel helemaal verkeerd bleek te vallen. Daarna moesten we flink wat stappen terug zetten om iedereen in de juiste stand te krijgen. Dat begon met bewustwording en niet te denken ‘we doen het al jaren zo’. Medio vorig jaar zijn we opnieuw begonnen onder begeleiding van Ingrid, vanuit het Opleidingsinstituut DJI (OI). Eerst is er aandacht geweest voor oud zeer, voor de beleving van mensen. Toen de lucht was geklaard, is er een streep getrokken. We konden verder met elkaar.”
Elkaar niet gespaard
Deze keer zijn we gestart met het MT. Ton: “Je doet het immers met zijn allen en ook op dat niveau is leiderschapsontwikkeling nodig. We hebben nagedacht over de stip op de horizon vanuit DJI-beleid en de belangen van het hoofdkantoor. Wat betekent dat voor ons? Hoe geven we daar uitvoering aan? Dan heb je het bijvoorbeeld over communicatie, afspraken nakomen, regie houden, planmatig werken en cultuur. We hebben elkaar daarbij niet gespaard. Bewustwording van je eigen ontwikkelruimte is de volgende stap.”
'Als het maar niet weer zo’n zweverig gebeuren wordt met praten over je gevoel'
Focus op inhoud van het werk
Afdelingshoofd Erwin heeft twee online sessies en een fysieke sessie meegemaakt en staat daarmee middenin het ontwikkeltraject. Hij is in 1988 gestart als penitentiair inrichtingswerker (PIW’er), heeft sinds 2000 op diverse locaties gewerkt als leidinggevende en is sinds 1,5 jaar afdelingshoofd in PI Almelo. Hij herinnert zich de weerstand bij zijn collega-leidinggevenden bij de start medio vorig jaar: “Als het maar niet weer zo’n zweverig gebeuren wordt met praten over je gevoel, dachten ze. Dat was gelukkig niet zo. Bij de online sessies heeft Ingrid wel ruim de tijd genomen om negatieve ervaringen met elkaar te delen. Daarna was het zand erover en konden we relatief snel verder. Al gauw lag de focus op de inhoud van het werk. Met zijn allen hebben we in de volle breedte gekeken wat er voor ons lag - zoals de nieuwe wet straffen en beschermen - en wat dit betekende voor de bedrijfsvoering, voor functiegroepen of bijvoorbeeld spanning tussen D&R en dagprogramma als het gaat om tijd en middelen. Wat zijn de valkuilen en struikelblokken? Contact met elkaar hebben en even over jouw afdeling of dienstvak heen kijken naar het gemeenschappelijke belang kwam ook aan de orde.” Ton vult aan: “Ingrid zoomde met hen in op een aantal vragen. Wat is jouw individuele bijdrage? Wat staat uitvoering in de weg? Hoe kun je het effectief aanpakken? Wat betekent het voor jouw medewerkers?”
'Als je denkt dat je niets meer hoeft te leren, zet je jezelf uit'
Andere mindset
Gaandeweg zag Ton de mindset bij de leidinggevenden veranderen. “Men raakte ervan doordrongen dat je in jezelf moet blijven investeren en dat je niet stil kunt blijven staan. Privé is dat voor de meesten logisch, maar op het werk lijkt dat minder het geval.” Voor Erwin klinkt dat logisch. “De maatschappij verandert, DJI verandert, dan moet je mee in die verandering. Als je denkt dat je niets meer hoeft te leren, zet je jezelf uit.”
Medewerkers aangehaakt
De PI Almelo slaat vanuit de leiderschapsontwikkeling ook gelijk de brug naar de medewerkers. Erwin: “Onder leiding van een docent van het OI zijn onder meer sessies georganiseerd voor senior PIW’ers om hun rol beter te kunnen pakken. Ook de hele PIW-groep gaat mee in de ontwikkeling. Door de sessies met de leidinggevenden kunnen we nu makkelijker bruggen slaan tussen dienstvakken en naar de uitvoering door de executieven. Mijn werk is makkelijker geworden.”
Succesfactoren
Ook Ton ziet al een enorme vooruitgang. “De intrinsieke motivatie is toegenomen. De samenwerking is enorm verbeterd, men weet elkaar te vinden, luistert naar elkaar en maakt meer afspraken om te borgen.” En wat is de sleutel voor dit succes? “De leidinggevenden worden gehoord. Het gaat om de moeilijkheden die zij dagelijks tegenkomen. Om wat zij nodig hebben om hun medewerkers goed te kunnen positioneren. Zij schieten er zelf dus echt iets mee op. Dat doet Ingrid goed. En het MT is er zelf ook mee aan de slag gegaan. We trekken samen op in de ontwikkeling.”
De wil om stappen vooruit te zetten
Erwin kijkt uit naar de volgende sessie met het middenkader. “Ik vind dat we geluk hebben met elkaar en met ons MT. De lijnen zijn kort, de stijl van leidinggeven prettig, veel verantwoordelijkheden liggen waar ze horen en er is een goede verstandhouding en grote uitwisselbaarheid. We zoeken elkaar veel op. Ik zie ook de wil om stappen vooruit te zetten. In de volgende sessie gaan we in op de bedoeling: Waar staan we nu? Waar willen we naartoe? Stapsgewijs krijgen we een scherper beeld van wat iedere leidinggevende nodig heeft.” Zelf hoopt hij zijn leiderschapsstijl verder te ontwikkelen. “Als de bedoeling helder is, kun je ook bepalen wat daarvoor nodig is en welk leiderschap daarbij past.”
'Deelnemers staan zelf voor de opgave om in de praktijk waarde te geven aan de inzichten uit de bijeenkomsten'
Nieuwe inzichten ver'ik'en
Zoals gezegd is de weg die de PI Almelo nu aflegt maatwerk. De tijd zal leren hoe de ontwikkeling en interventies er uitzien. Ingrid deelt haar gedachten hierover: “We hebben stippen op de horizon gedefinieerd. Hoe we daar komen, bepalen we samen in co-creatie. Na elke sessie bespreken we wat deze ons heeft gebracht, hoe die waarde in de praktijk brengt en wat verder nodig is, wat de volgende stap is. Deelnemers staan zelf voor de opgave om in de praktijk waarde te geven aan de inzichten uit de bijeenkomsten, en ook om deze te ver'ik'en. Borging is immers vooral: Wat ga IK morgen anders doen dan voorheen om te bereiken wat we willen? Ik als mens, ik als leider. Het leiderschapsprogramma op maat ddat ook onderdeel uitmaakt van het programma zal de deelnemers verder helpen leiding te geven aan de gewenste organisatieontwikkeling. De interventies kunnen gaandeweg ook veranderen. Misschien schuif ik bijvoorbeeld eens aan bij een MT of middenkaderoverleg als vlieg op de muur die af en toe ook op tafel gaat zitten en zo direct in de dagelijkse praktijk werkt aan ontwikkeling. We zullen het zien. De zichtbare beweging is een goede basis voor ontwikkeling. Er is nog veel werk te doen. Zo’n omwenteling vraagt een à twee jaar.”